“Pred Typless-om je ročno prepisovanje računov zavzelo preveč časa. Zdaj stranke same naložijo dokumente, sistem pa jih obdela samodejno. Rezultat? 70% prihranek časa pri vnosu dokumentov in razbremenjeni zaposleni, ki se lahko sedaj posvetijo strateškemu svetovanju, kar stranke najbolj cenijo”.

Direktor Unija, d.o.o.

Kratka predstavitev podjetja

Unija je mednarodna računovodska hiša, ki nudi vrhunske storitve vodenja računovodstva, obračuna plač in svetovanja na 14 trgih srednje in vzhodne Evrope. Njihova ekipa strokovnjakov zagotavlja najvišjo kakovost in zaupanje strank ter strokovne javnosti.

Izzivi

Ročna obdelava dokumentov je V Uniji pri zaposlenih zavzela kar 50 % delovnega časa, kar je omejevalo čas za davčno svetovanje in strateške odločitve – storitve, ki prinašajo največjo vrednost strankam.

Ročna obdelava dokumentov je bila zamudna zaradi:

• Neurejenih in pozno dostavljenih dokumentov.
• Različnih formatov dokumentov, ki so oteževali prepoznavo podatkov.
• Dokumentov, shranjenih na neprimernih mestih (zmečkani, nečitljivi).
• Kopičenja dokumentov, ki so prispeli le nekajkrat mesečno.
• Pogostih napak pri ročnem prepisovanju.
• Potrebe po stalnem usklajevanju s strankami.

Potrebe

V Uniji so potrebovali sistem, kjer bi lahko imeli eno vhodno točko za celotno prejeto dokumentacijo končnih strank ter s katerim bi lahko:

• hitreje obdelali dokumente, z manj ročnega vnosa in z manjšo možnostjo napak, 
• s časovnim žigosanjem in sledljivostjo poti dokumenta, 
• hkrati pa dovolj enostaven sistem, da bi ga lahko uporabljale tudi stranke in tako zmanjšale količino mesečne korespondence.

Typless je v Uniji prinesel merljive prihranke:

• 64 % manj stroškov za enako količino dokumentov.
• 70 % hitrejša obdelava dokumentov.
• 90 % manj ročnega vnosa podatkov.
• 50 % manj administrativnega dela.

Hitrejša obdelava dokumentov = večja vrednost za stranke.

Katere funkcinalnosti ponuja Typless:

• Modul za ločevanje dokumentov
• Avtomatsko ločevanje dokumentov s štampiljko
• Avtomatski email odgovori pošiljateljem računov
• Email obvestila o prispelih dokumentih računovodjem
• Prepoznava in izvlečenje postavk računa
• Popoln pregled zgodovine dokumentov
• Osnovna analitika procesiranih dokumentov
• Združevanje dokumentov
• Prepoznava vseh pisav in jezikov
• Prepoznava podatkov z neporavnanih skenov
• Možnost integracije s katerimkoli računovodskim ali dokumentnim sistemom.

Uporaba s Pantheonom

Unija za svoje delo uporablja tudi računovodski program Pantheon, s katerim se Typless brez problema poveže in se prilagodi njegovemu poslovnemu procesu, kar še dodatno zmanjša čas procesiranja dokumentov in poveča učinkovitost opravil.

Razširitev uporabe Typlessa

Uporaba za obdelavo računov pa ni edina možna uporaba Typlessa. Možna je razširitev tudi na preostalo finančno, pravno in transportno dokumentacijo, kot so digitalizacija prevzemov, naročil, certifikatov materiala in mnogo drugega.

Typless vam omogoča, da se osredotočite na tisto, kar resnično šteje – širitev in rast posla ter razvoj novih produktov, zamudna administracija pa postane stvar preteklosti.